نکات کلیدی قبل از خرید نرم افزار مدیریت مطب

به گزارش بهداشت نیوز، نرم افزار مدیریت مطب ابزاری شگفت‌انگیز برای ارتقا و بهینه‌سازی پرکتیس شما است. ابزاری که شاید در حال حاضر کمک دست شما باشد ولی در آینده‌ ای نزدیک به یکی از ملزومات پرکتیس در مطب‌های شخصی و اشتراکی شما تبدیل می‌شود. در این نوشتار به بررسی لزوم وجود نرم افزار مدیریت مطب و همچنین نکات کلیدی قبل از خرید نرم افزار های مدیریت مطب می پردازیم.

۳ سوال اساسی پیش از خرید نرم افزار مطب

اولین سوالی که باید پیش از خرید نرم افزار مطب پاسخ دهیم، آیا واقعا نیازی به نرم افزار مدیریت مطب دارید؟ واقعیت این است که شاید در حال حاضر شما بتوانید بدون هیچ مشکلی با روش‌های سنتی و بدون استفاده از نرم افزار طبابت کنید، اما در نهایت، مهاجرت به سیستم‌های مدرن و استفاده از تکنولوژی روز اجتناب ناپذیر است. فرقی نمی‌کند که کسب و کار شما در چه حوزه‌ای باشد، نهایتا همه مجبور هستیم که با پیشرفت‌های فناوری همگام شویم.

دومین سوال پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب در مورد اثرگذاری این نرم افزارها روی پرکتیس شماست. بسیاری از پزشکان از این نگرانند که این نرم افزارها نه تنها کارشان را آسان نکند بلکه موجب دردسرشان شود. اما نرم افزار مدیریت مطب برای آسان کردن کار شما ساخته شده است و در نهایت به بهبود پرکتیس شما کمک فراوانی خواهد کرد.

سومین سوالی که ممکن است برای شما پیش بیاید این است که آیا الان زمان مناسبی برای خرید نرم افزار مدیریت مطب هست یا خیر؟

امروز و در این دوران بهترین فرصت برای دیجیتالی کردن پرکتیس شما است. پاندمی کرونا اهمیت فناوری اطلاعات در حوزه‌ی سلامت و پزشکی را به خوبی نشان داد. پزشکانی که نمی‌توانستند خدمات مشاوره و ویزیت آنلاین ارائه کنند، با کاهش شدید حجم بیماران و مراجعین مواجه شدند. از طرف دیگر برخی از متخصصان مانند پزشکان متخصص عفونی با لود بالایی از بیماران مبتلا به بیماری کووید۱۹ درگیر و برای نظم‌دهی به مطب خود دچار مشکل شدند.

در حال حاضر نیاز به خدمات دوراپزشکی، نوبت‌دهی آنلاین، پرونده الکترونیک سلامت و ثبت ویزیت بیماران در سامانه‌های بیمه‌ای در حال افزایش است ولی هنوز به وضعیت بحرانی نرسیده است. لذا بهترین کار این است که همین الان تا دیر نشده مهاجرت خود را انجام بدهید تا فرآیند یادگیری استفاده از نرم افزار مدیریت مطب را هرچه زودتر تکمیل کنید.

نرم افزار مطب به چه جنبه‌هایی از پرکتیس شما کمک می‌کند؟

نرم افزارهای مدیریت مطب به جنبه‌های مختلفی از پرکتیس شما کمک می‌کنند:

• کمک به ارتقا و مدیریت کسب و کار: با ابزارهایی مانند حسابداری و ارتباط با سامانه بیمه
• کمک به هدایت و مدیریت امورات روزمره مطب: با ابزارهایی مانند چت داخلی و تقویم نوبت‌دهی
• کمک به جنبه‌های درمانی و مراقبت از بیماران: با ابزارهایی مانند پرونده الکترونیک سلامت و تجویز نسخ تایپی

جدا از این موارد برخی نرم افزارهای مطب مثل نرم افزار مدیریت مطب رز، امکانات کاربردی مانند نوبت‌دهی آنلاین، مشاوره آنلاین و ویزیت غیرحضوری را در اختیار شما قرار می‌دهند. این دست نرم افزارها به شما کمک می‌کنند که پرکتیس خود را گسترش دهید و بتوانید در هر شرایطی طبابت کنید (حتی در شرایط قرنطینه خانگی).

در این مرحله پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب باید بدانید که کدام یک از موارد بالا برای شما مهم‌تر است. ممکن است در مطب پرونده نگه ندارید یا ممکن است طرف قرارداد بیمه‌ها باشید و ارسال نسخه‌ها برای بیمه برای شما در اولویت اول باشد. پس دانستن نیازهای اصلی مهم است.

در ادامه به سراغ توصیه‌های کاربردی در زمینه نرم افزار مدیریت مطب می پردازیم. این بخش به شما کمک می‌کند که بهتر بتوانید نیازهای خود را با امکانات نرم افزارهای مدیریت مطب تطبیق بدهید.

(۱) امکانات مربوط به مدیریت کسب و کار سلامت و درمان

مانند تمام کسب و کارهای دیگر مطب‌ها نیز به مدیریت کسب و کار، مدیریت مالی و مواردی از این دست نیاز دارند. یکی از نکاتی که باید پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب بدانید این است که بیشتر این نرم افزارها راهکارهایی برای کمک به مدیریت بهتر کسب و کار به شما ارائه می‌دهند.

به طور مثال در نرم افزار مدیریت مطب رز سه امکان حسابداری، ارتباط با سازمان‌های بیمه و نوبت‌دهی آنلاین وجود دارد. این سه می‌توانند از حیث مدیریت بهتر و بهینه‌تر کسب و کار به شما کمک می‌کند. حال بگذارید بیشتر راجع به این امکانات کلیدی توضیح بدهیم:

·حسابداری

حسابداری و مدیریت مالی مطب‌ها برخلاف آنچه که ممکن است به نظر برسد کار آسانی نیست. به ویژه زمانی که حجم بیماران بالا باشد، خدمات خاصی (مثل خدمات تشخیصی یا زیبایی) در مطب ارائه شوند یا محصولاتی برای فروش داشته باشید.

یک نمونه خوب از سامانه حسابداری مطب را می‌توانیم در نرم افزار مدیریت مطب رز مشاهده کنیم. این سامانه حسابداری براساس جریان کاری (work flow) مطب طراحی شده و در آن تلاش بر این بوده که بیشتر فرآیندها به صورت خودکار انجام شوند. به موارد زیر توجه کنید:

• هزینه ویزیت بیمار به صورت خودکار (با توجه به پوشش بیمه، تعرفه‌ها، تخفیف‌ها و جشنواره‌های تعریف شده در نرم افزار) محاسبه می‌شود.
• اگر خدمات درمانی، پیشگیری یا زیبایی برای بیمار انجام شده باشد به صورت خودکار و با توجه به تعرفه‌های تعریف شده به صورتحساب بیمار اضافه می‌شود.

نکته: امکان اضافه کردن خدمات داخل مطب به صورتحساب یکی از ویژگی‌های مهم حسابداری است که باید حتما پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب به آن دقت داشته باشید. چون بسیاری از نرم افزارهای مدیریت مطب این امکان را ندارند یا شیوه‌ی پیاده‌سازی آن مناسب نیست.

•  در صورت نیاز می‌توانید در زمان ثبت هزینه ویزیت یا هزینه خدمات، تعرفه‌های از پیش تعریف شده را در همان مرحله‌ی ثبت و برای آن بیمار خاص ویرایش کنید.

این مراحل برای تمام بیماران در مسیر معمول مراجعه اتفاق می‌افتد. حال در نرم افزار مدیریت مطب این کار به صورت خودکار در هر مرحله که لازم باشد، انجام می‌شود و تنها کاری که پزشک یا منشی باید انجام دهد، کلیک کردن روی چند دکمه برای تایید ثبت است.

پس حسابداری صرفا ثبت هزینه‌ها و درآمدهای مطب در یک دفتر یا سررسید نیست. تمام پرداخت‌های مرتبط با مراجعه بیمار باید به صورت خودکار و سریع ثبت شوند. از این مهم‌تر یک جمع بندی خلاصه‌وار از درآمدها و هزینه‌های مطب باید در هر لحظه در دسترس شما باشد تا بتوانید دید بهتری به امور مالی مطب داشته باشید. در روش‌های سنتی تهیه و استخراج گزارش عملکرد مطب زمان‌بر و دشوار است.

سایر امکاناتی که برخی از نرم افزارهای مدیریت مطب در بخش حسابداری خود دارند شامل موارد زیر است:

• دریافت گزارش کامل به صورت جدول از هزینه‌ها و درآمدهای مطب
• ثبت هزینه‌ها و درآمدهای جانبی به صورت سندهای مالی
• ثبت اقساط و چک‌های بیماران

·ارتباط با سازمان‌های بیمه

ثبت نسخه‌ها و ارسال آن‌ها برای سازمان‌های بیمه همیشه دغدغه ای برای پزشکان بوده است. چه زمانی که مجبور به ارسال دیسکت و سرنسخه‌های کاغذی بودند و چه حالا که این کار به صورت تمام اینترنتی انجام می‌شود. قوانین جدید نیز روی این موضوع تاکید دارند که پزشک در همان زمان ویزیت، نسخه و خدمات ارائه شده برای بیمار را در سامانه بیمه ثبت کند که در کنار کار ثبت پرونده و یادداشت شرح حال کار دشوار و زمان‌بری است.

این یکی از نکات مهمی است که پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب باید به آن توجه داشته باشید. برخی از نرم افزارهای مدیریت مطب به سامانه‌ ثبت نسخه سازمان‌های تامین اجتماعی و بیمه سلامت متصل هستند و به صورت خودکار اطلاعات لازم را برای بیمه ارسال می‌کنند.

در نرم افزار مدیریت مطب رز، سیستم EHR یا پرونده‌ی الکترونیک سلامت کاملی به شما ارائه می‌شود که دارای یک فرم اخذ شرح حال حرفه‌ای است. یادداشت‌هایی که شما به طور معمول در پرونده کاغذی می‌نویسید، در این فرم به صورت عبارات از پیش تعریف شده و با چند کلیک ثبت می‌شوند. پس از پایان ویزیت، نرم افزار به صورت خودکار مراجعه را جمع بندی کرده و اطلاعات لازم را برای سازمان بیمه تامین اجتماعی یا بیمه سلامت ارسال می‌کند.

·نوبت دهی آنلاین

پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب حتما دقت کنید که آیا نوبت‌دهی آنلاین هم روی نرم افزار وجود دارد یا خیر. این امکان به ندرت در نرم افزارهای مدیریت مطب دیده می‌شود اما وجود آن ضروری است.

نوبت‌دهی آنلاین امکانی است که به چند جنبه از پرکتیس شما کمک می‌کند:

• جنبه کسب و کار: این امکان باعث می‌شود که دسترسی به شما به بالاترین سطح ممکن برسد. طبق نظرسنجی‌های انجام شده، دسترسی به پزشک مهم‌ترین عامل انتخاب و مراجعه بیماران است. نوبت‌دهی آنلاین، ۲۴ ساعته در دسترس است و مشکلات نوبت‌دهی تلفنی مثل اشغال بودن خط را ندارد. پس نوبت‌دهی آنلاین می‌تواند مراجعین شما را افزایش بدهد.
• جنبه‌ی امورات روزمره: نوبت‌دهی آنلاین با کاهش تماس‌های مطب، بار کاری منشی را کاهش می‌دهد. همچنین چون ساعت‌ها و شیفت‌ها مشخص هستند، مراجعه‌ی بیماران منظم‌تر می‌شود و خطاهای نوبت‌دهی پایین می‌آید. در نهایت چون می‌توانید در زمان ثبت نوبت آنلاین همه یا بخشی از هزینه ویزیت را دریافت کنید، میزان کنسلی‌ها تقریبا به صفر می‌رسد.
• جنبه‌ی مراقبت (Care): همانطور که گفتیم دسترسی به پزشک عامل بسیار مهمی در مراجعه بیماران است ولی این موضوع با افزایش رضایت بیماران نیز رابطه مستقیم دارد. هرچه امکان دریافت نوبت و مراجعه برای بیماران ساده‌تر باشد، بیماران احساس رضایت بیشتری نسبت به مراقبت دریافت شده خواهند داشت.

جمع بندی این بخش

گفتیم که پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب باید به امکاناتی که باعث بهبود، ارتقا یا بهینه شدن کسب و کار شما می‌شوند توجه داشته باشید. ۳ مورد از این امکانات را باهم مرور کردیم:

• حسابداری: مثل هر کسب و کار دیگری، مدیریت مالی بخش مهمی از مدیریت کسب و کار است. نرم افزارهای مدیریت مطب راهکارهای حسابداری اختصاصی و مناسبی به شما ارائه می‌دهند.
• ارتباط با سازمان‌های بیمه: این امکان باعث می‌شود که ثبت نسخه‌ها به سرعت انجام شود و دریافت حق بیمه شما به بهترین، سریع‌ترین و راحت‌ترین شکل ممکن میسر شود.
• نوبت‌دهی آنلاین: روی چند وجه از پرکتیس شما تاثیر می‌گذارد و با افزایش دسترسی بیماران به شما، مراجعات را افزایش داده و به آن نظم می‌دهد.

(۲) امکانات مربوط به مدیریت و هدایت امورات روزمره

مدیریت امورات روزمره مطب اهمیت بسیار زیادی دارد. نرم افزار های مدیریت مطب می‌توانند نقشی کلیدی در مدیریت روزمره‌ی آنچه در مطب اتفاق می‌افتد داشته باشند.

·جریان کاری

برای این که یک نرم افزار کاربردی واقع شود، باید در طراحی آن به جریان کاری مطب (work flow) توجه ویژه‌ای شده باشد. به طور مثال سیر معمول مراجعه بیمار جدید در یک مطب به شکل زیر است:

اگر این سیر در نرم افزار مطب نیز دنبال شود، یعنی این نرم افزار از نظر جریان کاری با مطب مطابقت دارد و در مدیریت امورات روزمره کمک شایانی به شما خواهد کرد. اگر نظم و ترتیبی در استفاده از ابزارهای نرم افزار وجود نداشته باشد و این جریان کاری به شکل سلسله‌ای منظم به نمایش در نیایند، منشی و پزشک را با مشکل مواجه کرده و کمکی به پرکتیس نمی‌کند.

·ارتباط داخلی مطب

نرم افزار مدیریت مطب می‌تواند ارتباط داخلی بین منشی، پزشکان و دستیاران را بهبود بخشد. در این ارتباط دو مسئله مهم وجود دارد: سرعت و رازداری (privacy). برای این که هردو رعایت شود راهکارهای خوبی وجود دارد. برخی از این راهکارها عبارت‌اند از:

• ارتباط اتوماتیزه شده: یعنی شما بتوانید با فشردن یک دکمه یا انجام یک عمل در نرم افزار، پیامی را مثلا به منشی انتقال دهید. در تصویر بالا با فشردن دکمه بیمار وارد شود، پیامی با همین عنوان در نرم افزار منشی به نمایش در می‌آید. ارتباط اتوماتیزه و مکانیزه، سرعت بسیار بالا و رازداری فوق‌العاده‌ای دارد.
• چت متنی: یکی از ویژگی‌های جالب برخی نرم افزارهای مطب همین چت متنی است. چت متنی سریع است، رفت آمد و تلفن‌های داخلی مطب را کاهش می‌دهد و حریم شخصی پزشک و بیمار را حفظ می‌کند.
• ارسال صدای اعلان: گاهی اوقات لازم است به شکلی نظر منشی یا پزشک را به یک مورد مهم جلب کنید. برخی از نرم افزارهای مطب دکمه‌ای برای ارسال صدای اعلان دارند. یعنی مثلا پزشک روی این دکمه کلیک کرده و از کامپیوتر منشی صدایی بخش می‌شود تا به منشی نشان دهد که پزشک احتمالا پیامی ارسال کرده که منشی آن را ندیده‌ است.

·ثبت نوبت و تشکیل پرونده

قابلیت ثبت نوبت‌ها و تشکیل پرونده یکی از موارد مهمی است که پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب باید به آن توجه داشته باشید. یک نرم افزار مدیریت مطب خوب باید در طراحی این بخش موارد زیر را رعایت کرده باشد:

• ثبت نوبت‌ها برای بیماران دارای پرونده و بدون پرونده ممکن باشد. الزامی برای تشکیل پرونده برای ثبت نوبت، نباید وجود داشته باشد.
• امکان ثبت نوبت در تاریخ‌های آتی وجود داشته باشد.
• کار با تقویم نوبت‌دهی آسان باشد و دسترسی به تاریخ‌ها و ساعات مختلف دشوار نباشد.
• قابلیت اختصاص پرونده به یک نوبت وجود داشته باشد. گاهی در هنگام تماس تلفنی برای ثبت نوبت، بیمار فراموش می‌کند که در مطب پرونده دارد. در این صورت باید در زمان مراجعه بتوان یک پرونده را به یک نوبت تخصیص داد.
• فرم ثبت پرونده باید استاندارد باشد و در همانجا اطلاعات بیمه‌ای بیمار دریافت شود. بهتر است قابلیت استحقاق سنجی بیمه نیز در مرحله‌ی ثبت پرونده وجود داشته باشد.

جمع‌بندی این بخش

مدیریت امورات روزمره مطب برای بسیاری از پزشکان نکته‌ای حیاتی در انتخاب یک نرم افزار مدیریت مطب است. پیش خرید یک نرم افزار مدیریت مطب به موارد زیر دقت کنید:

• جریان کاری مطب: از حضور بیمار در مطب تا خروج بیمار باید مراحل خاصی طی شوند. این مراحل باید به شکلی منظم در نرم افزار پیاده سازی شده باشد.
• ارتباط داخلی مطب: باید راهکارهای مناسبی نظیر ارتباط اتوماتیزه، چت متنی و ارسال صدای اعلان در نرم افزار وجود داشته باشد تا ارتباط داخلی بهینه و سریع باشد.
• ثبت نوبت و تشکیل پرونده: ثبت نوبت‌ها باید سریع و ساده باشد و مراحل آن مکانیزه شده باشد. همچنین پرونده‌ها باید ساختاری استاندارد داشته باشند.

(۳) امکانات مربوط به ارائه خدمات و مراقبت (Care) به بیماران

پزشکان و متخصصان سلامت و درمان بیشترین زمان خود را صرف ویزیت بیماران و ارائه مراقبت لازم به آن‌ها می‌کنند. لذا امکانات مربوط به این بخش در نرم افزار مدیریت مطب، ‌تاثیر مستقیم بر کیفیت مراقبت ارائه شده خواهد داشت.

·ارتباط بهتر با بیمار

ابزارها و امکاناتی مثل مشاوره یا ویزیت آنلاین می‌توانند در بهبود ارتباط شما با بیماران تاثیر شگفت انگیزی داشته باشند. این ابزارها درآمد شما را افزایش می‌دهند، بار کاری مطب را کم می‌کنند و بر افزایش رضایت بیماران تاثیر شایانی دارند.

تعداد کمی از نرم افزارهای مدیریت مطب امکان مشاوره آنلاین و ویزیت غیرحضوری را به نحوی فراهم می‌کنند. حتی اگر فعلا قصد استفاده از این امکانات را ندارید، توصیه می‌شود نرم افزاری را انتخاب کنید که این قابلیت‌ها را داشته باشد تا هر زمان که راغب بودید، این امکانات را برای پرکتیس خود فعال کنید.

·اخذ شرح حال

پزشکان به خوبی به اهمیت اخذ شرح حال در روند تشخیص و درمان واقف هستند. شاید با خود بگویید یادداشت گذاشتن در پرونده به صورت دستنویس نیز وقت گیر و دشوار است، چه برسد به حالت تایپی. در برخی از نرم افزارهای مدیریت مطب راهکارهای بسیار خوبی برای این مشکل در نظر گرفته شده است. از جمله این راهکارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: (تمامی این موارد در نرم افزار مدیریت مطب رز وجود دارند)

• استفاده از عبارات از پیش تعریف شده
• یادداشت گذاری با استفاده از قلم نوری
• ضبط صدا

با استفاده از عبارات از پیش تعریف شده شما می‌توانید به سرعت شرح حال بیمار را دریافت و یادداشت‌های خود را تکمیل کنید. همچنین بسیاری از نسخه‌ها و دستورات نیز تکراری هستند و با استفاده از این عبارات می‌توانید به سرعت نسخه‌های خود را یادداشت و صادر کنید.

پیش از خرید نرم افزار مطب حتما به این نکته توجه کنید که در بخش‌های مختلف از روند ثبت اطلاعات مراجعه امکان درج اطلاعات با استفاده از عبارات از پیش تعریف شده، قلم نوری یا ضبط صدا وجود داشته باشد.

پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب، آن را تست کنید

به عنوان آخرین نکته، به شما پیشنهاد می‌کنیم که حتما پیش از خرید نرم افزار مدیریت مطب، آن را تست کنید. برخی از نرم افزارهای مدیریت مطب دارای نسخه‌ی آزمایشی هستند. شما می‌توانید برای مدتی محدود از این نرم افزار استفاده کنید و ببینید که در عمل چگونه هستند. ارائه‌ی نسخه‌ی آزمایشی یکی از اصول ارائه و فروش نرم افزارهای تخصصی است و اگر نرم افزاری این امکان را ندارد، به گفته‌های سازنده‌ی آن اعتماد نکنید. مثلا نرم افزار مدیریت مطب رز را می‌توانید به صورت مستقیم از سایت رسمی نرم افزار دانلود و نصب کنید. سپس فرصت دارید تا در مدت ۱۰ روز تمام امکانات نرم افزار را بررسی و راستی آزمایی کنید.